A pesar de encontrarnos todavía en el año 2025, tanto los autónomos como las pymes deberán asegurarse de que, en 2026, sus sistemas informáticos de facturación estén plenamente adaptados al Sistema VeriFactu, conforme a lo establecido en el nuevo reglamento. Ahora bien, ¿en qué consiste esto y cómo deben implantar los profesionales por cuenta propia esta nueva obligación? Esto es lo que vamos a ver a continuación.
¿Qué es Verifactu?
Verifactu es un nuevo sistema de facturación donde los autónomos y las pymes deberán utilizar solo aquel software certificado por la Agencia Tributaria (AEAT). Este tipo de programas remitirán todos los registros de facturación directamente a Hacienda, por lo que hay una simplificación en esta gestión y un mayor control de esta tarea.
El nuevo sistema de facturación se encuentra regulado por el Real Decreto 1007/2023 y lo que busca es combatir el fraude fiscal, no perjudicar a los profesionales por cuenta propia. Por este motivo, si hasta el momento utilizabas un Excel o algún programa que no haya pensado en adaptarse a esta nueva normativa, es el momento de que pienses en cambiar todo esto. Pues, muy pronto, Verifactu será obligatorio y estará en el ojo de mira.
¿Cómo funciona Verifactu?
Para saber cómo funciona Verifactu, vamos a ver algunas de sus características principales, dado que hay muchos elementos que van a cambiar con respecto a la forma tradicional de gestionar las facturas.
- Se genera un registro único: lo que quiere decir que cuando se crea una factura, esta no va a poder ser modificada a posteriori, lo que busca garantizar que no se cometan irregularidades.
- Incorpora elementos de seguridad: nos referimos a un código QR (algo novedoso), la firma digital y la huella electrónica. El objetivo es asegurar la no manipulación y eliminación de las facturas.
- Las facturas se envían a Hacienda directamente: siempre que se soliciten, llegarán a Hacienda sin que tú tengas que hacer nada. Pero, para que esto suceda, el software debe ser legal.
El software debe cumplir con todos los requisitos recogidos en el Real Decreto 1007/2023 y la Orden Ministerial de Octubre de 2024. Por lo tanto, es fundamental que te fijes bien en qué software vas a utilizar a partir del año que viene, dado que de ello dependerá cumplir o no con la normativa.
¿A quién afecta el sistema Verifactu de forma obligatoria?
El sistema Verifactu de forma obligatoria afecta a productores de software, empresas y autónomos. Sin embargo, las fechas para adaptarse a esta obligación son diferentes para cada caso particular. Veámoslas.
| Productores de software | Empresas | Autónomos |
|---|---|---|
| 29 de julio 2025 | 1 de enero 2026 | 1 de julio 2026 |
| Estos profesionales ya tienen que estar trabajando con Verifactu. | Las empresas que presentan el impuesto de sociedades deben prepararse ya para Verifactu. | Los profesionales por cuenta propia deberán implantar Verifactu en verano. |
¿Cuáles son las ventajas de este nuevo sistema de facturación?
Las ventajas de este nuevo sistema de facturación son múltiples:
- Mejora la transparencia fiscal, por lo que como las facturas son verificables, se puede reducir la necesidad de que acabes sufriendo una inspección, algo que te generará más tranquilidad, ya que suelen ser momentos tensos.
- Automatiza procesos y reduce errores, al mantener todas las facturas en un mismo lugar –no en un Excel, por ejemplo– y que Hacienda pueda comprobar la información de manera sencilla sin necesidad de inspecciones.
- Ahorra tiempo y dinero, dado que no se utiliza papel, se evitan facturas duplicadas y se es mucho más eficiente. Si aún no utilizabas un software de facturación, sin duda, notarás una diferencia muy positiva.
Consecuencias de no adaptarse a tiempo a Verifactu
No adaptarse a tiempo a Verifactu obligatorio y que se te llegue a pasar el plazo puede tener consecuencias económicas importantes. Por ejemplo, para las empresas y autónomos estas pueden llegar a ser de hasta 50.000 euros, lo que puede comprometer, de manera importante, la continuidad del negocio. Si los desarrolladores de software –que ya deberían estar utilizando Verifactu desde finales de julio de este año–, no se han adaptado al nuevo sistema ya, las multas pueden ascender a los 150.000 euros. Por tanto, hay que tener cuidado.
Preguntas frecuentes
¿Cómo me adapto a Verifactu?
Lo importante es no dejarlo todo para el último momento, por lo que planifica desde ya la transición y busca un software que esté homologado. Si trabajas con WooCommerce, nuestro plugin te permitirá generar facturas electrónicas fácilmente con cada venta en tu tienda de manera fácil y legal, cumpliendo con las exigencias del nuevo sistema Verifactu. Asimismo, no te olvides de formar a tu equipo para usarlo bien.
¿Podré seguir utilizando mi software actual de facturación?
No, si no se adapta a los requisitos técnicos de Verifactu. Sabemos que en su momento, quizás, ya sustituiste las facturas en papel por otras que gestionabas a través de un software. Pero debes prestar atención si este no se adecúa a los nuevos requisitos legales. Pues, puedes acabar recibiendo una cuantiosa sanción económica por incumplir la nueva normativa.
¿Con qué requisitos técnicos debe cumplir el software de facturación?
Pues con los siguientes: registro de facturación por cada factura emitida (puede haber facturas anuladas o rectificadas), envío automático a los registros de la Agencia Tributaria, garantizar la integridad y trazabilidad de los registros, e incluir un código QR en cada factura que se emita.
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